경영진 워크숍 통역: 중견기업 해외사업팀의 계약·검증 질문 리스트

포함 항목은 발언 통역(리레이·컨시케 변형을 포함), 사전 용어·자료 검토(범위와 분량을 한정), 질의응답 통역 지원, 통역사 기본 리허설(일정과 시간)로 구분해 문서화합니다. 특히 사전 용어검토는 ‘몇 페이지, 몇 시간’으로 범위를 한정해 추가 업무 발생 시 비용 산정을 용이하게 해야 합니다. 포함 항목의 예시는 내부 검토용으로만 제공되며, 고객 별 세부 합의가 필수입니다.

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제외 항목은 법률·세무·기술 검증 등 전문 자문, 통역 장비(동시통역 시스템)의 임대·설치·운영(장비 제공 계약이 별도인 경우), 통역 외에 진행되는 행사 진행·사회(진행자) 역할 등을 명확히 적습니다. 또한 통역사가 제공하지 않는 서면 번역 작업, 다국적 동시통역 복수 언어 지원(계약된 언어 외)은 별도 계약 대상으로 표기해야 합니다.

화상 회의 플랫폼 접속과 리허설 책임을 분명히 지정합니다. 주최 측은 회의 플랫폼 접속 계정, 회의 링크와 대체 접속 정보를 제공하고 통역사에게 사전 접속 권한을 줄지 여부를 결정해야 합니다. 통역사는 리허설에 참여해 음성 레이턴시·마이크 민감도·음질을 확인하며, 리허설 불참 시 발생하는 문제는 주최 측 책임 범위로 명시합니다.

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현장 장비(마이크·무선 헤드셋·인터프리터 부스 등)의 제공 주체와 문제 발생 시 대응 책임을 계약서에 넣습니다. 만약 주최 측이 장비를 제공하지 못하면 통역사가 대체 장비를 유상으로 제공할 수 있고, 그 비용·인도 시점·운영자를 명확히 합의해야 합니다. 백업(예: 예비 노트북·핸드오버용 유선 연결) 체계도 문서화합니다.

변경 요청은 ‘사전 변경(리허설 전)’과 ‘긴급 변경(행사 당일)’으로 구분합니다. 사전 변경은 일정·인원·언어 추가 등 대부분 비용·스케줄 영향을 미치므로 문서화된 견적 변경안과 승인권자의 서면(이메일) 승인이 필요합니다. 이때 변경에 따른 통역사 교체·시간 연장·추가 인력 배치 여부를 명확히 합니다.

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긴급 변경은 예상치 못한 발언 시간 증가, 현장 장비 고장, 접속 단절 등이 포함됩니다. 긴급 상황의 처리 기준(예: 15분 초과 연장 시 추가 요금 발생)과 통역사 및 주최 측의 책임을 사전 합의해 분쟁을 예방하세요. 긴급 변경 시 통역사는 즉시 상황을 보고하고, 승인권자의 구두 지시를 문서화(행사 후 확인 이메일)하도록 규정합니다.

승인권자는 계약 승인(해외사업팀 리더), 예산 결재(재무 담당자), 현장 운영 최종 책임자(행사 총괄)로 구분합니다. 계약서에 각 승인권자의 이름·직책·연락처와 승인 방식(서면 이메일, 내부 결재 시스템 등)을 기재하면 혼선을 줄일 수 있습니다. 또한 통역 관련 추가 요청 발생 시 즉시 보고할 연락선과 응답 기한을 명시하세요.

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현장 인수인계는 통역사 도착 전·도착 시·종료 시 세 단계로 나눕니다. 도착 전에는 장비·환경 체크리스트, 도착 시에는 현장 총괄과의 짧은 인터뷰(회의 흐름·특이사항 확인)를 하고, 종료 시에는 간략한 통역 노트(핵심 용어·미해결 질문 목록)와 최종 수행 확인을 전달합니다. 최종 보고서 제출 여부와 범위(요약 또는 상세)를 사전 합의해야 합니다.