계약 협상 통역 중견기업 해외사업팀의 일정·책임 역산 진단

계약 체결 목표일(DD)을 출발점으로 삼아, DD에서 역산해 '본 협상(본 회의) 날짜', '최종 리허설 일자', '용어·안건 확정 마감'을 설정합니다. 각 마감선마다 담당자(해외사업팀 담당자, 법무 담당자, 통역 담당자)와 산출물(확정된 용어집, 협상 스크립트, 비상 연락처)을 명시해 누가 무엇을 언제까지 준비할지 분명히 합니다.

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중요한 것은 변경 마감선을 미리 두는 것입니다. 예를 들어 본 협상 7일 전을 '최종 용어·안건 확정 마감'으로 정하고, 그 이후 변경 요청은 서면 동의와 추가 리허설 필요 여부 판단으로 연결합니다. 이 규정은 일정 변동으로 인한 통역 품질 저하를 예방하는 장치입니다.

통역사 선발 기준에는 전문 분야(계약·산업), 협상 방식(대면·화상·동시·순차), 경험(유사 안건 경험 여부) 외에 '권한 경계'를 포함시킵니다. 권한 경계란 통역사가 즉석에서 합의를 변경하거나 법률적 판단을 제공하지 않음을 상대측과 한국측에 모두 명시하는 문구입니다.

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사전 준비 항목은 용어집 제공, 핵심 문장 번역 초안, 발언 순서(스피커 리스트), 프리젠테이션·첨부자료 사전 공유, 비대면 연결 방식 및 백업 회선입니다. 최종 리허설 전까지 통역사에게 전달되어야 할 자료와 전달 일자를 브리프에 적시하고, 전달 누락 시 책임소재를 분명히 합니다.

리허설은 단순 통역 점검이 아니라 협상 흐름 전체의 예행연습입니다. 최소 항목은(1) 통역사와 발언자 간 스크립트 리딩, (2) 주요 계약 조항의 즉석 번역 테스트, (3) 비대면 연결·음성 품질 확인, (4) 질의응답 시 역할 분담입니다. 리허설은 본 협상 3~7일 전으로 설정하되, 본 협상 2일 전을 최종 리허설 마감으로 두어 급한 변경 발생 시 대체안 판단 시간을 확보합니다.

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변경 발생 시 우선순위는 '안건 핵심성 → 법률 영향 → 통역 준비 소요' 순입니다. 핵심성 높은 변경은 법무와 합의 후 재리허설을 요구하며, 재리허설 여력이 없으면 본 협상에서 해당 조항 논의를 보류하거나 서면 보완으로 처리하는 대체안을 미리 합의해야 합니다.

본 협상 당일 운영은 통역 관련 책임자(현장 통역 코디네이터)를 지정해 통역사와 발언자, 기술지원(화상·음향) 연결을 총괄하게 합니다. 회의 시작 전 '통역 운영 브리핑'을 15~30분 확보해 발언 순서, 통역 교대, 휴식 시간, 질의응답 방식, 녹음·기록 방식 등을 다시 확인합니다.

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사후에는 회의록(한국어 원문 및 주요 영문 요약), 확정된 용어집, 통역 노트, 녹음 파일 보관 여부와 책임자, 추가 질의응답 창구를 명확히 해 후속 절차의 책임 소재를 가립니다. 법률적으로 중요한 문구는 법무가 최종 검토하도록 하고, 통역은 그 검토를 지원한 자료로서 문서화합니다.