공항 영접과 이동 수행: 발주자·수행자 역할 경계 진단표

발주자는 계약 전에 방문 목적(현장 방문, 미팅, 행사 참석 등), 동선(공항→호텔→미팅장소→공항), 참석자 프로필(직책, 차량 분리 요구, 언어 능력), 의전 수준(단순 안내·대동·포토라인 동행 등), 보안 요구사항(정예 경호, 출입 통제 등)을 문서로 확정해야 합니다. 이유는 이러한 변수들이 제공 서비스의 인력 구성과 차량 타입, 허가·사전 통보 여부, 일정 여유 시간 설정에 직접적으로 영향을 주기 때문입니다.

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특히 첫 해외 거래라면 비자·입국 제한, 특별 물품(시료, 문서)의 통관·검역 가능성, 현지 공항의 픽업 프로토콜(국제선 도착층, 외국인 전용 통로 등)을 확인해 수행자와 공유해야 합니다. 이러한 정보는 수행자의 위험평가와 비용 산정 기준(예: 공항 대기시간, 추가 입국지원 인력 필요성)을 결정하는 핵심 데이터입니다.

수행자는 제안서와 작업지시서에 기본 제공 항목(차량 종류·모델, 운전사 근무시간, 수행통역 인력, 공항 픽업 절차, 기본 보험 범위)과 제외 항목(호텔 체크인 보조, 현지 통관 대행, 공식 통역 외 개인 통역) 을 분명히 표기해야 합니다. 그 이유는 발주자가 수행 범위를 과도하게 기대하거나 현장에서 추가 요구가 발생했을 때 비용·책임의 원활한 정리를 위해서입니다.

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또한 대기료·야간 수당·연장 운행비·비상 차량 투입 비용의 산출법(시간 단위, 거리 단위, 정액 등)과 일정 변경 시 적용되는 최소 인력·장비 요건을 제시해야 합니다. 발주자가 처음 계약할 때 이러한 기준을 모르면 추후 정산에서 갈등이 발생할 가능성이 높습니다.

필수 비용에는 공항 픽업·드롭 차량 비용, 기본 운전사 인건비, 수행통역 기본비(일정 시간 포함), 공항 내 픽업 지원(사인 보유, 통로 안내) 및 최소 보험이 포함됩니다. 선택 비용은 전용 에스코트(전용 차량·경호), 추가 안내요원(언어·현지 업무 보조), 의전 장비(배너·포토라인), 고급 차량 업그레이드 등으로 발주자의 요청에 따라 발생합니다.

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변경 시 추가 비용은 일정 변경에 따른 대기시간, 야간·공휴일 근무, 항공지연·취소에 따른 재배치, 비자·입국 문제로 인한 체류 연장, 현장 동선 변경으로 인한 추가 주행거리 등입니다. 각 항목에 대해 수행자는 산출 근거(시간당 요율, 거리당 요율, 정액)를 제시하고, 발주자는 계약서에 이를 승인해야 예산 초과를 예방할 수 있습니다.

방문 목적과 동선: 방문 목적에 따라 통역의 역할(기술 설명 보조, 비즈니스 협상 보조, 행사 연출 보조)이 달라지므로 수행자에게 '방문 목적을 고려한 통역 업무 범위'를 구체적으로 물어야 합니다. 동선 상 병목 지점(입국 심사, 셔틀 탑승, 별도 보안검색)에 대한 예상 대기시간을 요구해 차량 배차 시간을 산정하도록 하십시오.

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의전·보안·일정 변경: 의전 수준에 따라 수행자와 발주자의 책임 분담이 달라집니다. 확인 질문 예: '경호 병행 시 통행 허가·사전 통보는 누가 담당하는가?', '일정 변경 발생 시 최초 대기 무료 시간은 몇 분이며 초과 시 요율은 어떻게 되는가?', '비자 문제로 방문자가 입국 불가할 때의 비용 책임은 누구에게 있는가?' 등 실제 판단에 필요한 항목을 계약 전 명확히 합의해야 합니다.