글로벌 타운홀 진행 중견기업 해외사업팀이 묻기 전 정리할 것들

대본(스크립트)과 큐시트(진행표)는 진행 서비스의 핵심 산출물입니다. 계약서에 '최종 대본 제출 시한', '제출 형식(워드·PDF)', '수정 횟수(예: 2회 무상)'를 명시하세요. 또한 오프라인·온라인 동시 진행 시 슬라이드와 대본의 미스매치를 방지하기 위해 '최종 슬라이드 확정 시한'을 정해야 합니다.

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현장에서는 큐시트가 실시간 의사결정 도구가 됩니다. 큐시트에 포함될 항목(타임라인, 발표자 발화 언어, 통역타입, 큐 신호)을 사전에 합의해 두면 당일 긴급 변경 시 책임 소재를 명확히 할 수 있습니다. 파일 명명 규칙과 버전 번호도 계약 부속 문서로 권장합니다.

리허설은 횟수뿐 아니라 '참석자 구성'이 중요합니다. 계약에 포함할 리허설 횟수와 참가자(예: MC·주요 발표자) 규정을 명시하세요. 또한 리허설의 목적을 밝히면 불필요한 재요청을 줄일 수 있습니다. 예: 발음·발화 속도 조정, 언어 전환 포인트 확인, 기술적 연결 체크.

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리허설의 산출물(녹음·수정 대본·확인 이메일)을 계약서에 적어 두면 실무에서 '누가 어떤 변경을 요청했는가'를 추적하기 쉽습니다. 리허설 당일에 발생한 추가 요청은 즉시 변경관리 절차로 이관하고, 승인·비용 부담 주체를 명확히 해야 합니다.

언어 전환 규칙을 미리 정하지 않으면 현장에서 혼란이 생깁니다. 동시통역·순차통역·요약통역 등 행사에 적용할 통역 형식을 계약서에 명시하고, 진행자(MC)의 역할 범위를 분명히 하세요. 진행자가 간단한 요약을 제공하는 수준인지, 전문 통역사 역할을 대체하는지 여부를 구분해야 합니다.

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현장에는 예기치 않은 발언과 Q&A가 발생합니다. 즉석통역을 계약 범위에서 제외할 경우, 대체안(현지 담당자 대답, 사후 녹취 번역 등)을 사전 합의하세요. 전문 용어·법률·계약 관련 발언은 전문 통역사 또는 법률 자문과 협업해야 함을 계약 문구로 남기면 분쟁을 줄일 수 있습니다.

변경 요청은 자주 생깁니다. 이를 계약서에 반영하려면 '무상 변경'의 범위를 먼저 규정하세요. 예: 최종 대본 확정 전 1~2회 내 경미한 문구 수정은 무상으로 처리. 반대로 발표자 변경, 세션 추가, 통역 형식 변경 같은 항목은 범위 변경으로 보고 별도 견적을 요구합니다.

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승인 흐름도 단순해야 합니다. 변경 요청은 서면(이메일)으로 접수, 발주자 지정 승인자 1인 명시, 공급자 확인 및 견적 회신 후 동의 시 실행의 3단계 절차를 계약에 넣으세요. 비용·일정 영향 최소화 방안(우선순위 조정, 일부 온라인 전환 등)도 옵션으로 미리 합의하면 현장 혼선을 줄입니다.