글로벌 타운홀 진행 중견기업 해외사업팀: 브리프·책임·검수 기준 보고서

무엇을 달성하려는가: 타운홀의 핵심 목적(예: 전략 공유, 파트너 온보딩, 계약 조건 논의)을 한 문장으로 정의하고 KPI(주요 성과 지표)를 1~3개로 한정한다. 청중 프로필(언어·시간대·권한 수준)과 필수 참석자, 공개/비공개 섹션을 구분해 문서화해야 의사결정의 범위가 명확해진다.

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금지사항·핵심 메시지·용어: 발주자는 사용 불가 표현, 공개금지 정보, 브랜드·제품 명명 규칙을 명시하고 수행사는 이를 반영해 대본과 슬라이드를 준비한다. 특히 다국적 청중을 고려한 용어집(영문/국문 대응 표준)을 사전에 합의하면 언어 혼선과 법적 리스크를 줄일 수 있다.

대본·큐시트·타이밍: 수행사는 언어 전환 포인트를 포함한 대본(언어별 스크립트)과 세부 큐시트를 제공하고, 명시된 타이밍에 따라 진행 가능한지 검수할 책임이 있다. 리허설 일정과 참여자(연사·MC·통역·기술팀)는 계약서에 명기해 최소 1회 이상 전체 리허설을 실행해야 한다.

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리허설 검수 기준: 리허설 결과는 녹화본·리허설 체크리스트·발주자의 확인 서명으로 남겨야 한다. 기술 문제(오디오 레이턴시, 화상 지연)는 리허설 로그에 기록하고, 해결 불가 시 대체 운영(동시 통역 대신 순차 통역 등)에 대한 사전 동의를 받아야 한다.

온라인(접속) 항목: 수행사는 권장 접속 환경(브라우저·인터넷 속도·VPN 여부)과 테스트 계정, 접속 매뉴얼을 제공한다. 발주자는 핵심 참여자의 접속 가능성(방화벽·현지 플랫폼 차단)을 사전 확인하고, 접속 테스트 결과를 문서로 보관해 책임 소재를 명확히 한다.

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오프라인(현장) 항목: 현장 장비(마이크·무선·모니터링 스테이션), 통역 부스 또는 원격 통역 모니터링 체계의 설치·시험은 수행사가 수행하고 체크리스트로 증빙한다. 현장 안전·전력·공간 배치 등은 장소 제공자와 발주자가 협의해 최종 책임 주체를 정한다.

검수 가능한 산출물: 대본(언어별 버전), 최종 큐시트, 리허설 녹화본, 실시간 통역 로그(언어 전환 타임스탬프), 접속 로그 및 기술 리포트를 계약서에 명시해 제출 기한과 형식을 규정한다. 이들 산출물은 사건 발생 시 사실관계 확인의 근거가 된다.

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사후 검토와 보관: 수행사는 납품 후 일정 기간 동안(예: 30일) 원본 녹화와 로그를 보관하고, 발주자는 수령 후 검수표를 통해 수령 확인을 완료한다. 추가 검증이나 법적 검토가 필요한 경우 전문 자격사와의 협업 범위를 미리 합의한다.