기술·제품 데모 통역 — 중견기업 해외사업팀이 발주 전에 묻는 7가지, 책임은 누가 지나?

의뢰사는 데모 자료를 기밀등급(예: 공개·제한공개·비밀)으로 분류해 수행사에 사전 통지해야 한다. 짧은 준비 기간에서는 등급과 공유 범위를 이메일 한 통으로 확정하는 것이 현실적이다. 수행사는 그 범위에 맞춰 통역 방식(동시·순차·콘퍼런스콜 등)과 필요 장비 목록을 회신하고, 자료 접근 로그 및 보관 정책을 제안한다.

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비교 포인트: 자료 전체 파일 제공 vs. 핵심 슬라이드만 제공, 원본 제공(편집 가능한 파일) vs. PDF 고정본, 실시간 화면 공유만 허용 vs. 파일 전송 허용. 각 선택은 수행사의 사전 용어 숙지 수준과 통역 정확성에 직접 영향을 미치므로, 의뢰사 내부 승인 권한과 정보보안 담당자 의견을 함께 기록하는 것이 안전하다.

자료를 어떤 형태로 보관할지, 보관 기간은 얼마로 할지, 회수·폐기 절차를 누가 증빙할지를 분명히 한다. 예컨대, 데모 후 7일 이내 서버와 개인 PC에서 파일 완전 삭제, 삭제 증빙(스크린샷·로그)을 의뢰사에 제출하는 방식처럼 실무적 합의가 필요하다. 수행사는 개인정보·영업비밀이 포함된 자료는 암호화 전송 권고와 함께 자체 보관 금지 원칙을 제안할 수 있다.

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비교 포인트: 수행사 내부 보관(단기) 허용 vs. 수행사 보관 불허, 폐기 증빙 필요 vs. 불필요. 보관을 허용하면 접근권한 통제, 암호화 키 관리, 로그 보존 기간 등 추가 보안 요구사항을 명시해야 하며, 의뢰사는 이를 보안담당자 또는 외부 보안 자문과 검토해야 한다.

통역의 어휘·기술용어 준비는 통역사(또는 수행사)와 의뢰사 모두의 몫이다. 원칙적으로 의뢰사는 핵심 용어집과 기술적 설명을 제공하고, 수행사는 이를 바탕으로 용어집을 검토·회신해 통역 메모를 준비한다. 장비·네트워크 연결 테스트는 대면이면 의뢰사(현장 인프라) 책임, 화상이면 양측 사전 테스트 일정을 잡아 실패 시 대체 방안을 합의해야 한다.

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비교 포인트: 용어집 제공 필수 vs. 선택, 리허설(리허설 횟수·시간) 포함 vs. 별도 비용, 기술적 장애 시 대체 수단(채팅 통역·녹음본 송부) 제공 여부. 이 항목들에서 불명확하면 ‘품질 책임’과 ‘비용 부담’ 분쟁으로 이어지니 계약서 부속서에 명확화한다.

포함될 가능성이 높은 항목: 실시간 통역(지정 방식), 사전 용어 확인(기본 수준), 통역사 1인당 일정 시간(예: 4시간) 커버, 표준형 비밀유지약정(NDA)의 서명. 제외될 가능성이 높은 항목: 의뢰사 내부 기술 문서의 전문 번역(전문 번역은 별도), 현지 규제 해석·법률 자문, 장시간 녹취·편집·문서화 작업(회의록 작성은 별도 비용).

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의뢰사 담당자는 포함·제외 항목을 표로 만들어 수행사 제안과 대조하고, 특히 번역·기록물 보관과 재배포 금지 등 민감한 항목은 별도 부속서로 문서화할 것을 권한다. 역할형 질문을 통해 ‘이 항목은 우리가 제공하나요, 아니면 수행사가 제공하나요?’를 명확히 묻자.