대학 국제행사 진행 중견기업 해외사업팀: 행사일 8주 전부터 역산하는 브리프

행사일 8주 전에는 발주자가 행사 목적(네트워킹·발표·협약 등), 핵심 참여자 명단, 원하는 산출물(대본·영상 스크립트·회의록·참석자 데이터베이스)을 문서화해 공급자에게 전달해야 합니다. 이 시점에 MC 담당 범위(진행·통역·참석자 인터뷰 등)를 명확히 하십시오. 산출물의 형식(워드·PDF·녹취 파일·엑셀 연락처)과 제출 기한을 브리프에 포함하면 이후 혼선을 줄일 수 있습니다.

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발주자가 초기 브리프를 제시하면 공급자는 제안서에서 '무엇을, 언제, 누구에게' 납품할지 표기해야 합니다. 예를 들어 대본 초안 제출 4주 전, 최종 대본 제출 1주 전, 현장 큐시트는 행사 전날 배포 등 구체적 일정이 필요합니다. 이 단계에서 리허설 횟수와 참여자(주최 측 대표, 발표자, MC) 참석 의무를 합의해 문서로 남기십시오.

대본과 큐시트는 단순 원고가 아니라 언어 전환 타이밍, 무대 이동, Q&A 흐름, 기술 큐(마이크·슬라이드 전환·자막 시작)를 포함해야 합니다. MC는 한영 전환 지점에 대한 명확한 표기(예: 발표 후 질문은 영어 우선, 요약은 한국어)와 대체 멘트(발표자 늦을 경우 처리)를 준비합니다. 대본 초안에 대해 발표자와 한 차례 이상 피드백 라운드를 거쳐 확정하세요.

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리허설은 최소 1회 이상, 가능하면 기술 리허설(마이크·화상 연결)과 리허설을 분리해 진행하십시오. 리허설 불참 또는 발표자 변경에 따른 대본 수정 비용과 책임을 계약서에 명시해 분쟁을 예방합니다. 리허설에서 확인할 항목(발표자 발음·시간 배분·언어 전환)은 사전에 체크리스트로 공유합니다.

행사 당일 MC 역할은 진행 안내와 언어 조정뿐만 아니라 실시간 이슈 대응(시간 초과, 발표자 변경), 참석자 안내, 간단한 요약 안내를 포함합니다. 동시에 회의록 작성 담당자, 참석자 명단 수집 담당자, 비즈니스 리드(연락처·관심사) 정리 담당자를 명확히 지정해야 행사 직후 후속 업무가 가능해집니다.

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현장에서는 진행과 기록의 우선순위를 정하십시오. 예를 들어 MC는 발표 흐름 우선, 회의록 담당은 주요 발언자·액션 아이템을 타임스탬프와 함께 기록, 데이터 담당은 참석자 명함을 스캔해 표준 엑셀 포맷으로 저장합니다. 현장 인력의 역할과 대체 인력 규정을 사전 합의해 돌발 상황에 대비하세요.

행사 종료 후 24~72시간 이내에 대본 최종본(현장 변경 반영), 녹취·회의록, 참석자 엑셀, 발표자료(발표자 승인 포함)를 발주자에게 제출하는 것이 이상적입니다. 이 기간을 넘길 경우 참석자의 기억이 흐려져 후속 접촉 효과가 떨어지므로 제출 기한을 계약서에 명시하십시오. 발주자는 이 자료를 기반으로 내부 보고서와 파트너 후속 연락을 계획할 수 있습니다.

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사후 자료에는 '다음 단계' 권장 액션(예: 관심 기업에 대한 1:1 미팅 제안·협약 초안 공유 등)을 포함할 수 있지만, 이는 발주자의 전략 판단 영역입니다. MC나 공급자는 회의록과 리드 정보를 제공하되, 상업적 제안·계약 행동은 발주자가 주도하도록 책임 경계를 분명히 하십시오.