“도착 시간 10분 전 확인할 항목” — 공항 영접과 이동 수행 중견기업 해외사업팀을 위한 비교·보고 가이드

발주자는 도착 48~24시간 전까지 항공편(항공사, 항공편번호, 도착 터미널), 도착 시간대별 혼잡도, 입국에 필요한 비자·전자승인 여부를 확인해 수행사에 브리프합니다. 브리프에는 방문 목적, 동행자 명단(이름·직위·국적·언어), 특별 요구사항(의전, 건강·식이제한 등), 최종 연락 가능한 현지 핸드폰 번호를 포함하세요.

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승인권자는 수행 범위와 예산 범위를 문서화해 담당자에게 전송합니다. 예: “공항 픽업·호텔까지 차량 이동(통역 포함), 식사 미포함, 입국 대행 불포함, 지연 시 추가시간당 비용 승인 한도: 1인당 30분 단위로 명시” 같은 단문으로 책임 한계를 정하십시오.

공항 도착 직후 핵심은 만남 지점의 명확화와 수행자 식별입니다. 공항 내부 또는 픽업 존 가운데 어느 지점에서 만날지, 표지판·팻말 사용 여부, 수행자 신분표(영문 이름, 회사명, 연락처) 제시 방식과 사진 전송 시점(도착 즉시 또는 보안 통과 후)을 정하십시오.

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가방 수령·통관 대기 시간을 고려해 통관 동선(수하물 회수대 앞, 세관 대기 공간)과 카트 사용 가능성 여부를 사전 확인하세요. 이동 경로에 보안 검색대나 차량 접근 제한 구역이 있다면 대체 루트를 준비하고, 수행자와 고객 사이에 최소 대기 시간을 보장하는 표준 절차를 명시합니다.

차량 선정 기준은 방문자 수, 수하물 양, 이동 거리, 보안 요구 수준에 따라 달라집니다. 예컨대 1~2인 단독 수행에는 중형 세단, 장거리·다수 인원은 밴을 권장합니다. 차량 내부 통역석 배치·장비(충전기, 물, 와이파이) 제공 여부를 사전에 정하고 명시하세요.

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식사 제공 여부는 출장 목적과 일정에 따라 결정을 달리합니다. 사전 제공을 원하면 현지 식당의 위생·특이식(알레르기·종교)을 확인하고, 이동 중 간단한 다과로 대체하면 일정 지연 리스크를 줄일 수 있습니다. 식사 시간은 최소 30분을 권고하되, 현지 교통 상황을 반영해 가변적으로 설정하십시오.

출입 통제 지역(기업 캠퍼스, 정부청사 등) 방문 시 출입증 발급 소요시간, 안전교육 필요 여부, 사진·지문 등록 요구를 사전 확인해야 합니다. 수행자는 해당 절차에 필요한 서류의 사본(여권, 초청장, 신분증)을 준비하고 담당자에게 전송하는 책임을 집니다.

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일정 변경에 대비해 대체 교통수단, 대기 장소(라운지·근처 카페), 현지 연락망(병원, 주한 대사관 또는 영사관 연락처 포함)을 리스트업하세요. 지연·결항 시 즉시 보고할 체계와 승인권자의 허용 범위를 명확히 해 현장 결정을 빠르게 할 수 있도록 하십시오.