신제품 론칭 행사 진행 중견기업 해외사업팀의 브리프·리허설·대체안 비교 선언

실무적 판단 기준은 ‘누가, 어떤 이유로, 언제까지 필요로 하는가’이다. 발표자·MC·기술팀·번역팀별로 필요한 파일 목록을 작성하고 접근 권한을 최소화하라. 민감 슬라이드·제품 사양서·가격표 등은 고해상도 파일 공유 대신 PDF 제한, 인쇄본은 행사 전 당일 배포·회수 원칙으로 처리한다.

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전달 방식은 암호화 전송(사내 SFTP 혹은 기업용 파일링크), 임시 접근(만료 링크), 오프라인 전달(USB는 지양하되 불가피시 암호화·감사 로그 기록)을 비교해 비용·편의·보안 수준에 따라 선택하라. 전달 기록과 접근 로그를 큐시트에 링크해 행사 후 검증 가능해야 한다.

저장은 사전용(리허설)과 현장용(실행본)으로 구분하고 저장 위치·암호화 여부·책임자를 명확히 지정한다. 현장 장비에 임시 저장된 파일은 행사 종료 즉시 중앙 저장소로 이관하거나 지정 담당자가 물리적 매체를 회수한다. 임의 삭제는 증빙이 남지 않으므로 카메라·녹음파일 등은 해시값·목록을 남겨 폐기 절차를 증명하라.

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폐기 방식은 전자파일(안전 삭제·로그 보관)과 물리문서(파쇄·폐기증명서)를 구분한다. 누가 언제 어떤 방식으로 폐기했는지 서명과 사진으로 기록해 내부 감사용 증빙으로 보관하되, 법률·계약상 보존의무가 있다면 외부 전문가와 절차를 확정하라.

대본과 큐시트는 ‘확정본’과 ‘워크본’으로 나눠 관리한다. 확정본은 변경 마감선(deadline) 이후 수정 금지 또는 엄격 승인 프로세스를 적용한다. 변경 마감선은 항공·비자·리허설 일정 등 외부 제약을 고려해 정하고, 각 마감선 이후 발생할 변경 리스크에 대한 비용·영향 평가를 사전 정의하라.

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대체안은 대체 MC(내부·외부), 원격 연결(스탠바이 링크·대체 플랫폼), 사전녹화(비상 영상·음성 트랙)로 구분해 우선순위를 정한다. 각 대체안의 실행 절차와 책임자를 큐시트에 명시하고, 리허설 시 실제로 대체안을 실행해 작동성을 검증하라.

한영 MC 운영은 ‘언어 전환 신호(시그널), 스크립트 분배(핵심 문장·전환 문장), 통역 방식(동시·순차)’을 명확히 규정하는 것이 핵심이다. 발표자 스크립트에 전환 표시를 넣고 MC는 해당 신호에 따라 즉시 전환한다. 동시통역 사용 시 장비·채널 분리와 테스트를 리허설에 포함하라.

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MC 대체 시 역할 범위를 문서로 정하라: 발표 소개·Q&A 진행·현장 조율·비상 공지 등 각각의 책임을 분리하면 대체 시 혼선이 줄어든다. 예외 상황(네트워크 장애·기기 고장)은 사전 정의된 문장 템플릿과 행동 매뉴얼로 처리하고, 현장 담당자에게 권한을 위임해 즉시 실행하도록 하라.