신제품 론칭 행사 진행 중견기업 해외사업팀이 미리 확인할 Q&A — 실수 방지용 책임·범위·현장 연결 기준

대본과 언어전환 규칙을 발주서에서 구체화하세요. 한국어·영어 중 어느 부분을 동시통역으로 진행할지, 순차 통역 또는 요약 통역으로 처리할지, MC가 어느 시점에 직접 영어로 멘트를 전환할지 정의합니다. 대본 제공 시점(예: 행사 7영업일 전 초안 제출, 3영업일 전 확정본)을 명시하고, 발표자별 발음·용어·브랜드 표기 가이드도 포함합니다.

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리허설 범위와 참석자를 고지합니다. 전체 리허설에서 MC의 컷·타이밍·언어 전환 위치를 실제 음향·화면과 함께 검증할지, 혹은 리허설을 발표자·통역자·기술팀만으로 진행해 현장 리허설은 최소화할지 결정하세요. 리허설 불참 시 책임 범위(언어 수정 권한·콘텐츠 변경 가능 여부)도 계약에 남깁니다.

장비 책임은 물리적 장비(마이크·믹서·인코더·카메라) 담당자와 온라인 송출 접속(회선·스트리밍 플랫폼) 담당자를 분리해 명시합니다. 각각의 장비 목록, 예비 장비 준비 여부, 현장 담당자 연락처와 교대 절차를 발주서에 포함하세요. 장비 이상 시 우선 대응자와 2차 연락선을 정해두면 현장 혼선을 줄일 수 있습니다.

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접속 테스트와 백업 규정을 세웁니다. 인터넷 회선 속도·업로드 테스트, 스트리밍 플랫폼 로그인 권한, 링크 공유 방식(공유 URL·비밀번호)과 테스트 일정, 비상 시 대체 송출 방식(SDI/RTMP 전환 등)을 문서화합니다. 현장 전달 체계는 리허설 시 실제 테스트를 통해 검증하고 결과를 서면으로 남깁니다.

회의록 산출물은 언어별 요약과 원문 타임스탬프를 포함하도록 요구하세요. 원어(예: 영어)의 주요 발언은 타임스탬프와 함께 한국어 요약을 추가하고, 핵심 액션 아이템과 책임자·기한을 표기합니다. 녹음·녹화 파일의 포맷(예: mp4, wav)과 편집본 납품 시점을 발주서에 명시하면 사후 활용이 수월해집니다.

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연락처와 리드 전달은 법적·개인정보 규제를 고려해 동의 절차를 확인한 뒤 진행합니다. 리드 분류 기준(예: 관심도 A/B/C, 국가, 담당자 메모)을 사전에 합의하고, 전달 방식(암호화된 문서·CRM 형식)과 거부 요청 처리 절차를 계약서에 포함하세요.

제공되는 MC·통역 서비스의 범위를 계약서에 명확히 명기하세요. 예컨대 '행사 진행 중 한국어·영어 진행 멘트 및 즉석 요약 제공'과 같이 범위를 정의하고, 동시통역 장비 제공 여부, 통역자 추가 인원, 외국어 추가 언어의 유·무를 구체화합니다. 범위 외 작업은 별도 협의 항목으로 표기합니다.

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명확히 제외할 항목도 기재해야 합니다. 예를 들어 리드의 계약 성사·영업 후속·법률·세무 대행, 현지 통관·비자 대행, 장기 CRM 관리 등은 해당 서비스 범위에서 제외되며, 필요한 경우 별도 용역 계약 또는 제3자 협업을 권유하는 것으로 문구화합니다.