신제품 론칭 행사 진행: 해외사업팀의 직접 수행 vs 외부 의뢰 빠른 판단 기준

대본 원고 제공 범위를 세분화하세요: 주최 측이 제공할 부분과 MC/아나운서가 편집·번역해 제공할 부분을 명확히 구분합니다. 예컨대 제품 소개 문구는 발주사 초안 제공, 스피치 톤·시간 조정은 진행자 책임 등으로 적습니다. 대본 납품 형식(언어별 파일, 폰트, 편집 이력)과 수정 횟수 제한을 명시하면 추후 분쟁을 줄입니다.

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큐시트는 시간 단위로 책임자를 달리 기재합니다. 리허설 단계별(전체 리허설, 동선 리허설, 언어 전환 체크) 소요 시간과 참가 필수 인원을 계약에 적고, 각 단계에 대한 완료 확인 방법(서면 승인 혹은 디지털 서명)을 정합니다. 기술 체크 항목(무대 진입·마이크 교체·프롬프터 사용 등)과 담당자 연락처도 포함시키십시오.

한영 진행 시 MC의 언어 범위를 계약서에 넣으세요: 동시통역인지 연속통역인지, MC가 직접 이중 언어로 진행할지 통역사가 별도로 배치될지 선택하십시오. 통역 방식에 따라 리허설 방식, 무대 배치, 장비(송신기·수신기, 이어폰) 필요성이 달라집니다. 장비 제공 주체와 기술지원 시간, 대체 장비 확보 계획을 명확히 해야 합니다.

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통역 품질의 기준을 수치로 보장할 수는 없지만 절차는 규정할 수 있습니다. 통역 원고 사전 공유 시점, 현장 용어집 제공, 전문 용어 검수 책임자 지정과 현장 의사소통 체계를 계약서에 포함하면 문제 발생 시 책임 경계가 선명해집니다. 통역 인원 변경이나 긴급 추가 요청의 처리 절차와 시간 단축 수수료 기준도 합의하세요.

리허설은 횟수뿐 아니라 목적에 따라 구분해 계약에 명기하십시오. 예: 전체 리허설(플로우 확인), 동선 리허설(출입·무대 이동), 언어 전환 리허설(통역·MC 호흡). 각 리허설의 최소 소요 시간과 필수 참석자(주최 담당자, MC, 통역사, AV 책임자)를 명시하면 실무에서 반복 요청을 줄일 수 있습니다.

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리허설 완료 후 승인 방식도 정하십시오. 각 리허설 마감 시점에 주최 측 책임자가 서면 확인 또는 전자 결재로 승인해야 하며, 승인 없는 변경은 비용 청구 대상이 됩니다. 긴급 변경의 정의(예: 행사 당일 2시간 이내의 대본 변경)와 이에 대한 추가 요율도 사전에 합의해 두면 현장에서 빠른 결정을 내릴 수 있습니다.

변경 요청 처리의 핵심은 '서면화'와 '영향 분석'입니다. 변경 요청은 이메일 또는 서면 양식으로 접수하고, 공급자는 24~72시간 내에 영향 분석(시간·비용·품질)을 회신해야 합니다. 분석에는 작업 추가 시간, 필요 인력, 장비 변경, 납품 일정 변동을 포함시키고, 승인은 지정된 승인자가 서면으로 해야 효력이 발생합니다.

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참석자·이해관계자 조율은 의사결정 라인을 좁히는 것이 우선입니다. 행사 책임자(주최측 승인권자), 운영 담당자, 커뮤니케이션 담당자 등 1~3인의 연락 창구를 지정하고, 긴급 연락망과 의사결정 권한 범위를 계약서에 명시하세요. 이렇게 하면 현장 변경 발생 시 누가 즉시 결정할지, 누가 비용을 승인할지 명확해집니다.