해외 임직원 워크숍: 중견기업 해외사업팀의 실행 Q&A 보고서 — 본사·한국 파트너 역할과 다음 업무 연결

첫 48시간: 핵심 의제(우리가 얻어야 할 정보·결정), 참석자 명단(직책·의사결정권), 목표 성과 지표(예: 관심도, 후속 미팅 동의 여부) 세 가지를 확정해 모든 관련자에게 배포합니다. 이 단계에서 확정된 한 페이지 브리프는 행사 중 판단 기준과 후속 우선순위를 단일 근거로 제공합니다. 브리프에는 현장 언어 수준과 통역 필요 여부를 명시해 통역 예산과 인력 풀을 확정해야 합니다.

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D-12~D-5: 통신·운영·데이터 수집 체계를 수립합니다. 통역 방식(동시·순차·영문 회의록), 회의록 담당자 지정, 연락처 수집 방법(디지털 폼·명함 스캔)과 권한(데이터 입력자·검토자)을 문서화합니다. 동시에 행사 프로그램(모듈)을 확정하되, 참여 유형에 따라 '테이블형' 또는 '액티비티형'을 선택하고 현장 동선을 포함한 운영 시나리오를 준비합니다.

본사(해외사업팀)는 전략적 의제 설정과 핵심 바이어·임원 라인업을 확정하며, 후속 상업 결정 권한의 기준을 명확히 합니다. 본사는 행사 목표와 리드 우선순위, 그리고 최종 보고 포맷(예: 요약 1페이지, 리드 리스트 표준)을 제공해야 합니다. 또한 현지 규정·법률 이슈가 있을 경우 관련 전문 자격사와 협업 범위를 사전에 지정해 리스크를 관리합니다.

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한국 파트너(운영·통번역 제공)는 현장 운영, 통역·레크리에이션 프로그램 실행, 회의록 작성·초안 제공, 그리고 수집된 연락처·미팅 노트의 표준화 제출을 맡습니다. 한국 파트너는 본사에서 정한 리드 분류 기준에 따라 데이터를 입력하고, 행사 후 72시간 이내에 초안 회의록과 연락처 정리본을 제출해 본사가 후속 판단을 할 수 있도록 지원해야 합니다.

회의록 템플릿은 제목·참석자·핵심 발언(요약 2~3문장)·액션 아이템·책임자·기한으로 구성합니다. 언어 송출 방식에 맞춰 원문과 영문 요약을 동시에 확보합니다. 권장 분담은 현장 기록자가 원문 초안 작성, 한국 파트너가 영문화·요약 검수, 본사가 최종 승인입니다. 이 프로세스는 행사 종료 48시간 내에 초안 제출, 72시간 내 최종본 확정이라는 시간 규약을 지켜야 실무 후속이 지연되지 않습니다.

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연락처 수집은 디지털 양식(이메일·직책·회사·관심사 태그)을 기본으로 하되, 현장 명함 스캔 병행을 권장합니다. 리드 분류 기준은 관심도(Hot/Warm/Cold), 구매 유무(구매의사 있음/검토중/정보수집), 담당 후속 주체로 최소 세 가지 축을 사용합니다. 리드 데이터는 행사 종료 24시간 내 수집 완료, 72시간 내 본사 CRM에 업로드 또는 전달되어야 후속 영업 활동이 원활합니다.

언어 수준과 참여 방식에 따라 All Speak One 네 가지 프로그램을 선택합니다. 영어 소통이 원활하면 'Speak & Spark'(테이블형)를 우선 고려하고, 언어 차이가 크면 'See & Feel'로 비언어 요소를 활용합니다. 팀 협업과 움직임이 필요한 목표라면 'Move & Match', 다양한 언어권과 넓은 공간에서는 'Play & Connect'를 적용합니다. 각 프로그램별 필요한 물품·공간·진행 스크립트를 빠르게 확인해 불필요한 변경을 줄입니다.

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현장 체크포인트는 언어·기술·안내 세 가지입니다. 언어: 통역대응과 회의록 언어를 재확인합니다. 기술: 마이크·녹음·Wi-Fi·프로젝터 작동과 예비장비 배치, 데이터 백업 방안을 점검합니다. 안내: 참가자 도착 흐름·명찰·좌석 배치·안내표지의 정확성을 확인해 참가자 경험이 산출물 수집에 방해받지 않도록 합니다. 마지막으로 각 체크포인트의 책임자와 연락처를 명확히 적어 혼선 발생 시 즉시 대응할 수 있게 합니다.