해외 파트너 초청행사 중견기업 해외사업팀 — 리허설 하나가 예산을 부른다: 브리프·일정·담당·리스크 확정서로 마무리

행사 전 브리프와 큐시트가 없으면 예산은 늘어납니다. 브리프에는 행사 목적, 참석자 프로필(내외·언어), 핵심 메시지, 시간대별 프로그램, MC 역할 범위를 명시하세요. 큐시트에는 각 프로그램의 시작·종료 시간, 언어 전환 방식(한국어→영어 전환 지점), 리허설 시간과 참여자(발표자·MC·통역자) 정보를 포함시키면 인건비 추산이 명확해집니다.

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실무 질문(발주서용): 1) MC는 한국어 진행과 영어 도입을 모두 수행하나요, 아니면 별도 영어 MC가 필요한가? 2) 발표자 스크립트는 누가 언제까지 확정하나요(최소 확정 시점 기재)? 3) 큐시트 기반 리허설은 몇 회 포함되며, 추가 회차당 비용은 얼마인가? 이 세 가지는 필수 항목으로 예산의 변동을 결정합니다.

필수로 잡아야 할 항목은 '현장 리허설 1회(기본 이동·음향 체크 포함)', 'MC·발표자·통역자 최소 합동 리허설', '대본(한국어·영어) 초기 납품'입니다. 선택 항목은 '추가 리허설', '발표자별 원고 리딩 세션', '동시통역 부스 설치', '현장 통역기 대여' 등으로 품질 요구와 예산 여력에 따라 결정하세요.

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실무 질문(발주서용): 1) 기본 리허설에 포함되는 범위(무대 진입·퇴장, 화면 전환, 마이크 체크)는 무엇인가? 2) 대본 확정 이후 수정은 어떻게 계산되는가(분량·시간 기준 요금표 제시)? 3) 동시통역이 필요한 경우 부스·장비·엔지니어 포함 여부 및 설치 시간은 얼마인지 명시하세요.

변경 비용은 보통 세 가지 원칙으로 결정됩니다. 첫째, 발주자 요구 변경(콘텐츠·참가자·일정 확대)은 발주자 부담입니다. 둘째, 공급자 사유의 변경(장비 불가·인력 교체)은 공급자 조정 및 합의 대상입니다. 셋째, 불가항력(천재지변, 비자 문제 등)은 계약서의 불가항력 조항에 따라 처리합니다. 이 원칙을 발주서에 명문화하면 분쟁 소지를 줄입니다.

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실무 질문(발주서용): 1) 일정 변경 시 몇 일 전까지 통지해야 추가비가 면제되는가? 2) 발표자 또는 통역자 당일 불참 시 대체 인력 투입 또는 환불 기준은 무엇인가? 3) 자료·대본의 추가 수정 요청이 있을 때 분량과 시점에 따른 비용 산정표를 제시해 달라고 요청하세요.

발표자료와 대본은 종종 민감한 사업 정보가 포함됩니다. 자료 보안 수준(내부용/외부 비공개/공개)과 공유 대상(MC·통역자·제작팀)을 사전 합의하고, 자료 전달 시 암호화된 채널 또는 접근 통제 방식과 삭제 시점을 명시하세요. 또한, 자료 누출 시의 대응 절차와 비용 부담 주체를 계약서에 넣어야 합니다.

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실무 질문(발주서용): 1) 자료 제공 시 보안 등급을 어떻게 표기하고, 누가 접근 권한을 갖는가? 2) 행사 종료 후 자료(대본·녹음·영상)의 보관 기간과 삭제 방식은 무엇인가? 3) 자료 유출이 확인되면 즉시 통지할 책임자 연락처와 손해 발생 시 책임 범위를 기술해 달라고 요구하세요.