정부·공공기관 국제행사 중견기업 해외사업팀: 예산·리허설·책임 확인 Q&A

핵심 답변: 계약서에 포함해야 할 필수 항목은 MC 인건비(행사 당일·리허설 포함), 기본 리허설 1회, 현장 음향·마이크 사용 시간, 대본 준비 및 언어 전환(한영 기본 스크립트)입니다. 이 항목들은 행사 진행의 근간으로, 누락 시 현장 혼선과 추가 비용 발생 가능성이 큽니다. 발주서에 '필수비용'으로 명시해 예산 흐름을 통제하십시오。

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실무 체크포인트: 각 항목에 대해 단가·시간·산출물(예: 최종 대본 PDF, 리허설 녹음 파일)까지 기재합니다. MC의 이동·대기 시간, 현장 리허설의 시작·종료 시간을 명시하고, 음향·마이크 사용 시간은 현장 엔지니어와 공통 기준으로 합의하십시오. 장비 제공 주체(발주처 또는 공급사)도 계약서에 분명히 적습니다。

핵심 답변: 선택비용은 행사의 특수 요구에 따른 추가 옵션으로 분류합니다. 예시: 동시통역 보조(통역사 동행), 추가 리허설 회차, 실시간 스크립트 번역(스크린·자막용), 현지 에스코트·VIP 안내, 특별 의상·리허설 촬영 등이 해당합니다. 발주서는 옵션별 단가와 조건(취소·변경 기한)을 명시해 비용 발생 조건을 통제해야 합니다。

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실무 체크포인트: 각 옵션은 '옵션 A, B'처럼 목록화하고, 선택 시 서면 확정 절차(이메일 또는 수정 계약서)를 규정합니다. 선택비용의 결제 시점(행사 전 선지급, 행사 후 청구 등)과 취소 수수료(예: 행사 D-7 이내 50%)도 표준화해 리스크를 줄이십시오。

핵심 답변: 변경에 따른 추가비용은 주로 언어 범위 확대(예: 한영에서 다국어로), 리허설·진행 시간 연장, 초과 근무 수당, 긴급 자료 번역·편집, 현장 이동·숙박 등입니다. 모든 변경은 서면 요청·승인 절차를 거쳐 비용 견적을 받고 합의해야 합니다. 합의 없는 구두 변경은 분쟁 소지가 큽니다。

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실무 체크포인트: 계약서에 '변경 관리 조항'을 둬 변경 요청 시 산정 기준(시간당 단가, 번역 건당 단가, 야간·주말 가산률)을 명시하십시오. 또한 긴급 변경(24시간 이내)과 통상 변경의 요율을 구분하고, 발주자가 제공하는 자료의 완성 시점(대본 확정 기한)이 지나 변경이 발생하면 추가비용 책임이 발주자에게 있음을 명확히 하십시오。

핵심 답변: 발주자가 사전에 제출해야 할 최소 자료는 행사 개요(목적·참석자·시간표), 대본 초안(안), 발표자 프로필(한국어·영어), 기술 스펙(마이크·무대·자막), 리허설 일정·장소입니다. 리허설은 최소 1회를 필수로 잡고, 대본 확정 기한을 계약서에 명시해 실무 혼선을 줄이십시오。

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실무 체크포인트: 대본 확정 기한(예: 행사 7일 전)을 정하고, 확정 이후 발주자 요청으로 변경 시 인건비·편집비 등을 부과하는 조건을 명시하세요. 또한 발표자 발음·명칭·직함 표기 등 민감 정보는 확정본에서 확인 책임자가 누구인지(발주자 담당자 성명) 기재해 책임 소재를 분명히 하십시오。