“자료 공유 어떻게 합니까?” 정부·공공기관 국제행사 중견기업 해외사업팀의 보안·기밀 합의서 브리프

먼저 임원 보고용으로 요약할 핵심 쟁점: 행사 전 제공되는 자료를 '공개 허용'과 '비공개'로 분리하고 항목별로 예시를 명시합니다. 공개 허용에는 최종 발표 슬라이드(발표 전 검수본), 연사 소개, 보도자료용 요약문 등이 포함될 수 있습니다. 비공개 항목으로는 내부 매출·계약 세부사항, 개인 식별정보(PII), 미검증 연구 데이터 등 민감 정보를 명확히 적시해 둡니다.

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실무 판단 기준은 수신자 범위와 목적입니다. 정부·공공기관 측, 주최 측 내부 스태프, 외부 MC·통역사 등 수신자 그룹마다 허용 수준을 다르게 정하고 각 그룹별 수락서 또는 비밀유지 각서(NDA) 서명을 요구할지 결정합니다. 또한 수정·재배포 금지 여부와 2차 사용(홍보·교육) 가능성에 대한 동의를 문서로 남기십시오.

장비 기준은 세 분류로 나누어 검토합니다: 주사용(현장 운영 PC, 발표용 랩톱), 백업(대체 장비, USB 미디어), 원격(통역·MC의 원격 접속 장비). 각 장비별 소유주, 운영 권한자, 보안 설정(OS 패치, 안티바이러스, 디스크 암호화)과 접속 로그 보관 기간을 합의해야 합니다. 특히 원격 연결은 VPN·화상회의 계정 관리와 2단계 인증 적용 여부를 사전 확인합니다.

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네트워크 관점에서 행사장 유선·무선 분리, 내부망과 공개망의 구분, 임시 접속 계정 생성·삭제 절차를 명시합니다. 주최 측이 제공하는 네트워크를 사용할 경우 보안 수준(방화벽, 세그멘테이션)과 주최 측 책임 범위를 문서화하고, 외부 장비 사용 시 별도 보안 점검을 요구하십시오.

물리적 매체(USB, 외장 SSD, 인쇄 원고)와 전자파일의 인계·회수 흐름을 단계별로 정의합니다. 전달 시점(행사 전 몇 시간), 전달자·수신자, 확인 서명 또는 디지털 로그를 규정합니다. 회수는 행사 종료 즉시 또는 일정 기간 후로 명확히 정하고, 회수 실패 시 대체 조치(원격 삭제·암호 변경)를 사전 합의해야 합니다.

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폐기 방법은 매체 유형에 따라 달라집니다. 물리적 매체는 파쇄 또는 물리적 파손, 전자파일은 안전 삭제 도구를 통한 복구 불가능화 및 삭제 로그 확보를 권장합니다. 폐기 완료는 담당자 서명과 삭제 로그(스크린샷·시스템 로그)를 증빙으로 남기며, 필요 시 제3자 파쇄·삭제업체 이용 계약을 검토하십시오.

리허설은 보안 점검과 연계되어야 합니다. 리허설에서 사용할 자료는 본 행사와 동일한 보안 등급으로 처리하고, 리허설 참여자 명단과 사용 파일을 사전에 확정합니다. 언어 전환(한영) 시 MC·통역사에게 제공되는 스크립트는 최종본만 제공하며 초안 유통을 제한하는 별도 표시(예: '검토용 비공개')를 권고합니다.

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현장 체크포인트는 ① 장비 접속 완료 여부 ② 네트워크 분리 확인 ③ 파일 버전(최종본) 일치 ④ 회수·폐기 담당자 대기 상태 ⑤ 비상 연락망 활성화로 요약됩니다. 각 항목은 리허설에서 점검하고, 문제가 발견되면 즉시 수정계획과 책임자 지정을 문서화해 임원 보고 자료로 포함시키십시오.