공항 영접과 이동 수행: 브리프·승인·책임을 명확히 하는 실무 질문지

방문자 기본정보: 성명(여권 표기), 국적, 직책, 연락 가능한 휴대번호, 항공편(항공사·편명·도착·출발 시간), 도착 공항의 터미널, 비자·입국 조건, 항공사의 특이사항(예: 수하물 규정, 항공사 제공 서비스)를 문서로 받습니다. 이 정보는 통관·보안·의전 계획 수립의 기초가 됩니다.

관련 글공항 영접과 이동 수행 중견기업 해외사업팀—예상치 못한 변수로 계약 범위를 결정하라 →

일정·동선·특별 요구: 공식 일정(방문 목적, 면담 상대, 행사장), 이동동선(공항→호텔→회의장→공항), 대기 시간 허용 범위, 동반 인원수, 통역 언어·전문 용어 범위, 건강·식이·보안 요구사항, 차량 등급 및 출입 통제 필요 여부를 확인합니다. 변경 권한자와 긴급연락처를 브리프 상단에 기재하십시오.

포함 업무 예시(명시적으로 기술): 공항 도착 영접, 입국심사 보조(언어 지원), 수하물 수령 도움, 차량 탑승 및 이동 동행, 호텔 체크인 보조, 회의·행사 통역 지원, 현지 연락처 연계입니다. 각 항목마다 제공 시간(예: 공항 도착 후 최대 3시간), 인원(담당자 1명 또는 팀), 산출물(예: 일일 동행 보고서)을 명시해 해석 차이를 줄입니다.

관련 글“공항에서 이렇게 물어봐” 공항 영접과 이동 수행—중견기업 해외사업팀의 계약·현장 비교와 대체계획 →

제외 업무도 동일하게 명시해야 합니다: 항공편 지연으로 인한 추가 체류비, 통관 대행(별도 계약 시 가능), 비자 문제 해결을 위한 법률·대행 업무, 건강·의료 처치, 현지 법무·세무 상담 등 전문 서비스는 원칙적으로 제외합니다. 제외 사항은 비용 발생과 책임 소재를 분명히 하는 조항과 함께 기재하세요.

변경 요청 분류: (1) 사전 합의된 일정 변경(권한자 서면 승인 필요), (2) 현장 합의 가능한 소규모 변경(운영 책임자 재량, 비용 한도 설정), (3) 긴급 변경(안전·보안 이슈 등, 즉시 실행 후 사후 보고). 각 분류별 승인 권한자와 응답 시간(예: 30분 내, 2시간 내)을 계약서에 명시해 승인 지연을 최소화합니다.

관련 글해외 바이어 미팅 통역, 승인 지연·범위 혼선 막는 진단표 — 해외 바이어 미팅 통역 중견기업 해외사업팀 →

비용·보상 기준: 변경으로 추가 비용이 발생하면 사전 합의한 요율 또는 비용 청구 절차를 따릅니다. 긴급 상황에서 선지출된 비용은 즉시 서면 보고하고, 최종 승인을 요청합니다. 승인권자가 불분명하거나 응답 불가 시 대체 승인자와 비용 상한선을 설정해 현장 운영을 계속할 수 있게 하십시오.

승인권자 정의: 계약서와 브리프 상단에 '최종 승인 권한자'와 '운영 책임자'를 각각 기재합니다. 최종 승인 권한자는 예산·정책적 결정 권한을 가진 임원 또는 담당 팀장으로, 변경 승인·비용승인을 담당합니다. 운영 책임자는 현장 지휘·대응·보고를 수행하며, 승인요청을 즉시 전달합니다.

관련 글파트너 후보 검증 중견기업 해외사업팀: 역할·범위·보안으로 대안을 비교하기 →

보고 체계 예시: 운영 책임자 → 해외사업팀 담당자(현지 담당자 포함) → 최종 승인 권한자. 보고 방식(전화, 메시지, 서면 이메일), 응답 기대 시간, 긴급 연락망을 명시합니다. 책임 소재는 각 단계에서의 권한 범위와 처리 결과 보고 의무를 통해 분명히 하십시오.