해외 임직원 워크숍 중견기업 해외사업팀이 묻고 수행사가 답해야 할 동선·운영 체크

D‑2(48시간): 수행사는 현장 도면과 출입 절차, 수하물·장비 반입 시간표를 납품해야 합니다. 의뢰사는 참가자 확정 명단과 비자·입국 관련 특이사항, 특이식단 정보를 최종 전달합니다. 이 단계에서 출입 통제 포인트와 장비 엑세스 창(엘리베이터 사용 가능 시간, 적재구역)을 명확히 하지 않으면 D‑1 당일 장비 반입 지연이 발생할 수 있습니다.

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D‑1(24시간): 현장 리허설(간단한 라인체크 포함)과 인터넷/통신 속도 측정, 대기 및 식사 동선 최종 점검을 수행사가 책임지고 실행합니다. 의뢰사는 VIP·강연자·통역 인원 도착 시간을 제공하고, 현장 접근을 위한 신분증 리스트를 확인합니다. 리허설에서 확인된 변경 사항은 체크리스트 형태의 수정본으로 양측이 서면 합의해야 합니다.

테이블형(예: Speak & Spark, See & Feel): 좌석 배치로 참가 이동 동선이 고정됩니다. 테이블 간 통로 폭, 출입구에서 테이블까지의 동선, 음료·간식 스테이션 위치, 비언어 자료(이미지·색상) 배치 공간을 사전에 도면으로 확인해야 합니다. 식사 시 테이블 이동이 제한적이라면 뷔페 동선과 빈 테이블 처리 방법을 별도 규정해야 합니다.

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액티비티형(예: Move & Match, Play & Connect): 참가자 이동이 잦아 보관 가능한 소지품 공간과 응급 대기 공간이 필수입니다. 활동구역 경계(로프·콘 등), 이동 중 음향 안내 장비(무선 마이크·포터블 스피커), 활동 후 재집결 지점 등을 포함한 동선도를 수행사가 제공해야 하며, 의뢰사는 활동 중 안전·보험 관련 정책 확인을 요청해야 합니다.

핵심 장비 체크리스트(예: 무선 마이크 수, 로컬 전원 어댑터, 프로젝터 케이블, 현지 SIM/포켓Wi‑Fi)는 수행사가 현지 규격과 가용 재고에 따라 초안 제공 후, 의뢰사가 우선순위를 확정하여 최종 발주합니다. 수행사는 장비 반입 시간과 기술진 상주 여부를 명시한 장비 운영표를 납품해야 합니다.

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통신(인터넷)은 현장 속도, 동시 접속자 수, 백업(유선·포켓Wi‑Fi)을 포함한 테스트 결과를 D‑1 리허설에서 문서로 제출합니다. 출입 절차(게이트·보안패스 제작·배부)는 누가 발급·회수할지, 현지 보안 인력과의 협업 방식도 명시해 두어야 합니다.

필수 산출물: 행사 도면(동선 포함), 장비 리스트 및 반입·설치 시간표, 리허설 체크리스트와 테스트 결과(통신 속도·음향 레벨), 출입자 명단과 보안 패스 발급 계획입니다. 수행사는 이 문서를 제출할 책임이 있고, 의뢰사는 최종 확인 서명을 통해 변경 내역을 기록해야 합니다.

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비상연락망·업무 분장표: 행사 당일 스태프 연락처(현지 및 본사), 역할별 책임자(진행·음향·통역·식음), 비상대응 플랜(최소한 대체장비·응급의료 대응 창구)은 검수 가능한 문서로 남겨야 합니다. 이 목록은 행사 종료 후 회고용으로도 사용되며, 향후 동일한 포맷으로 재사용할 수 있습니다.