다문화 조직 아이스브레이킹, 해외사업팀의 권한·위험·대책을 묻는 브리프

실무진은 먼저 아이스브레이킹의 목적을 문장으로 정리하세요. 예: 네트워킹 촉진, 문화 이해 증진, 팀 빌딩을 통한 협업 기반 마련 등으로 좁히면 수행사 제안의 범위와 KPI(참여율, 상호작용 횟수 등)가 명확해집니다. 모든 커뮤니케이션에는 목표와 달성 기준을 포함하고, 온라인·오프라인 혼합 세션의 목표는 각각 별도 항목으로 분리해 기재하세요.

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참여자 프로필을 상세히 제공합니다. 언어별 인원, 평균 언어 숙련도(초급·중급·상급), 문화적 민감도나 종교·복장 규범 등 사전 주의사항을 포함합니다. 수행사에게는 대상 프로필에 따른 프로그램 유형 추천을 요청하되, 어떤 요소로 유형을 결정했는지 근거(언어 수준·공간 제약·참여 방식)를 문서로 제출하도록 요구하세요.

포함 항목은 프로그램명(예: Speak & Spark 등), 세션 시간, 세션당 최대 인원, 진행자 언어능력, 사전자료(안내자료·세션 플랜) 제출 기한, 제공 장비(마이크·화면공유·프린트물) 등을 구체적으로 적습니다. 수행사는 프로그램 운영과 진행자(혹은 퍼실리테이터) 제공, 세션 플랜·진행 스크립트 및 기술 요구사항을 납품합니다.

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제외 항목도 명시하세요. 일반적으로 의뢰사가 맡아야 할 업무는 현장 안내·보안·참여자 모집·숙박·현지 통관·현지 식음 제공·현장 번역(필요시) 등입니다. 온라인 접속권·기업 내부망 접근 권한, 외부 장비 운송비와 현장 비용 등은 계약서의 '의뢰사 책임' 항목으로 분리해 비용 부담 주체를 명확히 해야 합니다.

장비 파트에서 확인할 질문은 다음과 같습니다. 수행사가 제공하는 AV 장비 목록과 수량은? 유선·무선 마이크, 스피커, 프로젝터, 예비 배터리 보유 여부는? 현장 전력 수급과 예비 전원 계획이 있는가? 장비 고장 시 교체 소요 시간과 대체 장비의 제공 주체는 누구인지 문서화하세요.

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접속·플랫폼 항목에서는 인터넷 최소 대역폭 요구사항, 플랫폼 로그인 방식(게스트·사전등록), 참가자별 접속 테스트 일정, 기술지원 연락처와 응답 시간 SLA를 확인합니다. 의뢰사는 회선·현지 IT 협조자·사전테스트 참여자를 준비하고, 수행사는 세션 중 기술 운영과 즉각적 복구 절차를 책임지는 범위를 계약서에 넣어야 합니다.

변경 요청 처리 기준을 세부적으로 나눠 문서화하세요. 사전 변경(사전 통지 7일·3일·24시간 단위별 비용·스케줄 규정)과 현장 변경(당일 발생시 응급대응·대체 퍼실리테이터 투입·활동 축소 등)을 구분해 각각의 승인 권한과 비용 부담 기준을 명시합니다. 성격에 따라 의뢰사 승인으로만 변경 가능한 항목(프로그램 핵심 목표·언어 조합 변경 등)을 따로 둡니다.

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돌발 상황(인터넷 중단, 강우·기상 악화, 주요 진행자 결석, 안전사고 등)은 우선순위 대응 매뉴얼을 합의합니다. 대체 시나리오는 '동일 모드 대체→모드 축소·단방향 전환→연기'의 순서로 우선순위를 두고, 각 단계별 책임자 연락처·권한·결정 시한을 표준 템플릿으로 계약서 부속문서에 첨부하세요.