계약 협상 통역 중견기업 해외사업팀: 본사·한국 파트너 책임은 누가 정하나?

먼저 비용 범주를 세 칸으로 나누자. 필수 비용은 통역사 기본 인건비(준비시간 포함), 사전브리핑(용어·계약초안 검토), 현장·화상 장비 임차 등의 항목이다. 이 항목들은 통상 협상 당일에 반드시 소요되므로 예산 산정 시 우선 확보해야 한다.

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선택 비용은 현지 법률·세무 리서치 지원, 동시통역(다수 언어), 통역 리허설, 통역사 주거·식사·이동 업그레이드 등으로, 필요성은 거래 성격과 본사의 위험 허용도에 따라 달라진다. 변경 시 추가비는 시간 연장, 갑작스런 언어 추가, 현장 일정 변경(야간·주말 포함) 등에 대해 시간당·거리당 단가를 미리 합의하는 방식으로 통제한다.

계약 초안과 핵심 자료는 반드시 필요한 부분만 공유하라. 통역사에게는 브리핑 전용 요약본(A4 1~2쪽)과 핵심 용어집만 제공하고, 전체 계약서는 검토 범위를 제한하거나 법률팀과의 협업을 통해 통역사 접근 권한을 관리하는 것이 안전하다.

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NDA 필요 여부와 범위, 자료 접근 권한(읽기 전용, 편집 금지 등), 자료 반환·파기 규정은 발주 시 표준 조건으로 명시한다. 기밀 관리에 따른 추가 비용(보안 환경 마련·비밀유지서 서명 등)은 선택 비용이 아니라 기밀 수준에 따라 필수로 고려해야 할 항목이다.

명확한 역할 분담은 분쟁과 지연을 줄인다. 본사는 거래 목적·핵심 리스크·최종 결재라인, 제공 가능한 자료 범위를 정하고, 한국 파트너는 현지 실무 일정 조정·현장 로그ístico(장소 확보·현지 연락), 현지 규정·관행에 대한 사실 확인을 담당한다. 통역 수행사는 용어집 작성, 사전브리핑 주도, 현장 언어 조정 역할을 맡는다.

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비용 부담도 역할에 맞게 분리한다. 예를 들어 본사가 법률 리서치와 계약 초안을 제공하면 해당 비용을 본사가 부담하고, 한국 파트너가 현지 회의실·이동을 제공하면 관련 비용을 파트너가 책임지는 식으로 사전합의를 권한다. 긴급 상황의 의사결정 권한과 연락 창구는 한 명으로 지정하는 것이 실무 효율적이다.

발주 전 통역사·에이전시에 반드시 묻는 질문: 통역사의 전문분야와 유사 거래 경험(검증된 자격만), 사전 준비에 필요한 자료와 시간, 기밀 유지 방식, 추가비 발생 조건(시간 연장·언어 추가 등), 화상 장비·현장 마이크·송수신 장비 제공 여부를 확인하라.

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판단 기준은 간단하다. '핵심 의사결정·법률 리스크가 걸린 대목'은 본사가 최우선으로 자료를 통제하고, 통역사에게는 핵심 용어·요약만 제공한다. 반대로 '현장 실행과 커뮤니케이션 조정'은 한국 파트너와 수행사가 책임지고 비용·자원 제공을 협의한다. 결정을 남기는 항목은 서면으로 남겨 책임과 결제 선을 명확히 해야 한다.