브랜드 체험 프로그램 중견기업 해외사업팀—현장 담당자가 묻고 답하는 일정 기준

준비 단계의 목적은 '행사 당일에 불확실성을 남기지 않는 것'입니다. D-기간을 기준으로 역산하면, 기획 확정(프로그램 타입, 대상 언어, 핵심 메시지)은 D-30~D-60에 완료해야 합니다. 특히 해외 바이어는 한국의 관행을 모를 수 있으니 프로그램 의도와 기대 성과를 서면으로 명확히 제시하고 비교 가능한 대안(테이블형 vs 액티비티형)을 제시하세요.

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언어 역량을 기준으로 프로그램 유형을 결정하십시오. 참가자 대부분이 영어 소통이 원활하면 'Speak & Spark'처럼 테이블형 심도 토론이 맞고, 언어 차이가 크다면 'See & Feel'처럼 시각·촉각 요소를 강화해야 안전하고 효율적입니다. 이 단계의 산출물은 확정된 런시트, 참가자 프로파일(언어·직급), 통역 형태(동시·순차) 명세서여야 합니다.

리허설의 핵심은 '실제와 동일한 환경에서 돌려보는 횟수'입니다. 장소 접근성, 음향·마이크 체크, 통역 장비 연결, 활동 동선 등 현장 요소를 모두 점검하세요. 액티비티형 프로그램은 물리적 안전과 시간 관리가 중요하므로 최소 한 번은 전체 동선 리허설을 권합니다. 리허설의 산출물은 리허설 체크리스트 완료본과 문제·해결 이력입니다.

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통·번역 시나리오와 발표자 멘트(원문)도 리허설에서 검증합니다. 통역 방식(동시/순차) 결정은 발표 속도와 기술 장비 가용성에 달려 있으므로 리허설 중 통역사와 연습해 문제점을 기록하세요. 검수 가능한 산출물로는 통역 메모 예시, 키워드 리스트, 예비 번역본(핵심 슬라이드 번역) 등이 필요합니다.

본 일정에서는 바이어·VIP가 가장 많이 묻는 질문에 대한 즉답 준비가 필수입니다. 질문 유형은 언어(통역 방식), 일정(세션 시작·종료 시각), 안전(응급대응), 참여(네트워킹 규칙), 자료(번역본 배부 여부)로 나뉩니다. 각 질문에 대해 담당자별 표준 답변과 책임자 연락처를 미리 준비하세요.

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현장에서의 공식 산출물은 참가자용 간단 안내서(영문), 진행자용 런시트, 통역 시스템 로그, 사진·녹음·동영상(동의받은 경우)의 수집으로 구성됩니다. 이들은 사후 검수와 계약 후속 조치의 근거가 되므로 수집 기준(언어, 포맷, 보관 기간)을 사전에 합의해야 합니다.

사후 확인은 행사 종료 직후(48시간 이내)와 2주 후의 두 단계로 수행하십시오. 종료 직후에는 참여 기록, 통역 로그, 사진·영상 원본을 수집해 포맷별 보관 위치와 권한을 정합니다. 2주 후에는 요약 리포트(한글·영문 요약), 행동 항목 리스트, 후속 미팅 제안서를 준비해 바이어에게 전달할 준비를 마칩니다.

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검수 기준은 명확해야 합니다. 예: 통역 로그는 발언자-시간-통역사 연결이 가능해야 하고, 사진은 최소 해상도·참여자 식별 가능 여부로 검수합니다. 이 단계의 산출물은 계약 추적, CRM 입력, 추후 협상 자료로 활용되므로 품질 기준을 반드시 문서화하세요.