전시회 부대 프로그램 조정 기준 — 본사·한국파트너 역할과 산출물 중심 실행 범위 선언

본사가 결정할 항목: 전시회 참가 목적(리드 생성·파트너 발굴·브랜드 노출 등), 타깃 바이어 프로파일(국가·업종·기업 규모), 성공 기준(미팅 수·후속 계약 조건·ROI 측정 방식)과 예산 상한을 서면 브리프 형태로 확정한다. 브리프에는 기밀 분류(공개/제한/극비)와 각 분류에 접근 가능한 직책을 명시해 한국 파트너와 공유 범위를 제한한다. 이 브리프는 모든 프로그램 설계의 근거 문서이며, 본사 승인 서명이 있어야 다음 단계로 진행된다.

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한국 파트너가 제출할 산출물: 본사 브리프를 기반으로 한 부대 프로그램 제안서(목표 연계성 설명 포함), 참가자 언어 수준 분석 표, 공간별 진행안(테이블형 또는 액티비티형 추천), 예비 타임라인과 추정 인력 투입 계획. 제안서는 버전 관리를 적용해 수정 이력과 승인자를 기록해야 하며, 본사 승인 전까지는 내부 기밀로 유지한다. 이 단계에서 협력사는 실행 가능성 검토서를 제출해 현장 제약을 명확히 알린다.

언어·공간·참여 방식에 따른 프로그램 유형은 한국 파트너가 제시한 분석으로 결정한다. All Speak One 프로그램 중 'Speak & Spark'와 'See & Feel'은 테이블형으로 언어 수준이 비교적 높은 그룹이나 비언어 요소가 필요한 그룹에 적합하며, 'Move & Match'와 'Play & Connect'는 액티비티형으로 이동·조직적 활동이 가능한 공간에서 추천된다. 한국 파트너는 제안서에서 각 유형의 기대 효과와 필요한 물리적 자원(테이블 수, 이동 동선, 음향 등)을 상세히 명시해야 한다.

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본사의 역할은 제안된 유형이 전략 목표와 일치하는지 최종 승인하는 것이다. 승인 시 본사는 민감한 바이어 명단이나 협상 전략을 제한적으로 제공하고, 현장 언어 지원 범위(동시통역·순차통역·영어 진행 여부)를 명확히 지시한다. 협력사는 지정된 유형에 맞춰 안전·장비·진행 인력을 배치하고, 시나리오별 리허설 체크리스트와 비상 대응 매뉴얼을 산출물로 제출한다.

권한과 순서는 '본사 전략 결정 → 한국 파트너 제안 → 협력사 실행 검토 → 본사 승인 → 현장 실행'의 흐름을 권장한다. 각 단계별 승인은 서면(전자결재·이메일 승인)으로 남기고, 승인 시점의 제안서 버전과 승인자 정보를 산출물에 포함한다. 본사는 예외 상황에서 변경 권한을 유지하되 변경 요청은 서면으로 이유와 기대효과를 기재해야 하며, 한국 파트너는 즉시 영향 분석을 제출한다.

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의사결정 표준: (1) 전략·예산 변경은 본사 승인 필요, (2) 세부 진행·인력 배치는 한국 파트너 권한, (3) 안전·법적 요구사항(현지 허가·보험)은 협력사 책임으로 보고하고 관련 서류를 제출한다. 모든 결정은 검수 가능한 산출물(승인 이메일, 변경로그, 영향 분석 보고서)로 보관하여 추후 검토 가능하도록 한다.

기밀 최소 공유 원칙은 다음 절차로 적용한다. 첫째, 필요한 정보 범위를 브리프 수준에서 식별해 공개(공통 자료), 제한(프로젝트 관련자 전용), 극비(본사 고위직·법무/영업팀 한정)로 분류한다. 둘째, 각 분류에 대해 접근 권한 목록과 비밀유지 절차를 문서화한다. 셋째, 한국 파트너와 협력사는 해당 권한을 준수하고 기밀 유출 시 책임과 대응 절차를 사전 합의한 계약서에 포함한다.

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리스크 통제의 실무적 산출물은 기밀 분류표, 권한자 명단, 비밀유지협약(NDA) 사본, 데이터 접근 로그 템플릿이다. 또한, 현장에서는 참가자 동의서 및 미디어 촬영 허가서를 확보해 개인정보·녹음·촬영 관련 법적 리스크를 줄이고, 모든 문서는 버전 관리와 접근 로그로 검수 가능하게 보관한다.