사전에 막는 체크: 글로벌 타운홀 진행 스타트업 대표·사업개발팀이 즉시 묻는 납품·검수 질문

우선 계약서·업무협의서에 '최종 납품 목록'을 항목별로 적습니다. 최소 필수 산출물은 한·영 대본(최종본·수정 이력 포함), 큐시트(타임코드·진행자·비고 포함), 리허설 영상(전체 리허설과 개별 세션), 언어 전환 포인트 문서(예: 동시통역 전환 신호, 순서), 최종 녹화본(원본)과 편집본입니다. 각 항목마다 파일 형식(mp4, wav, docx, srt 등), 해상도·샘플레이트, 전달 방법(공유 드라이브·FTP·전용 링크), 제출 마감 시한을 명시하세요.

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산출물의 '최종본' 정의를 합의해 두세요. 예를 들어 대본의 최종본은 리허설 이후 스피커 최종 확인을 거친 문서로 정의하고, 이후 수정은 '스냅 수정'으로 별도 처리합니다. 편집본은 자막 포함 여부, 자막의 언어·타임코드 기준을 계약서에 넣어 두면 후속 검수에서 논쟁을 줄일 수 있습니다.

현장 도착 즉시 확인할 항목을 질문으로 준비하세요. 예: '대본 최종본이 현장용 인쇄본과 디지털 파일로 일치하는가?', 'MC·스피커용 이어폰·마이크 라인업은 사전에 통보된 장비와 동일한가?', '언어 전환 시그널(예: 화면 콘텐트 전환·마이크 우선권)이 큐시트에 반영되어 있는가?'. 각 질문 옆에 '확인 책임자'와 '확인 방법(눈으로 확인·시연·녹화)'을 적어두면 현장 혼선을 줄일 수 있습니다.

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기술적 검수 질문도 빠뜨리지 마세요. 예: '동시통역 채널 테스트는 녹음·청취로 확인했는가?', '슬라이드·영상 재생 포맷은 현장 재생 환경과 호환되는가?', '리허설 영상과 실시간 스트리밍 설정(버퍼·해상도)은 체크했는가?'. 기술 확인은 한 번의 구두 확인으로 끝내지 말고 체크리스트에 서명 형태로 남기세요.

글로벌 타운홀은 내부 기밀(프로덕트 로드맵, 인사 관련 언급 등)이 노출될 위험이 큽니다. 공유 범위는 최소 권한 원칙으로 정하고 파일별 접근 권한(읽기·편집·다운로드 금지)을 설정하세요. 외주 통역·MC·제작사에게는 꼭 비밀유지 범위를 문서화하고, 내부 임직원용 공유와 외부 참가자용 공유는 별도 링크·유효기간으로 관리합니다.

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또한 민감 데이터의 녹취·저장·배포 정책을 미리 정해야 합니다. 예를 들어 행사 녹화본을 외부 배포할 때는 누가 최종 승인하는지, 편집본에서 제거해야 할 민감 발언은 무엇인지 리스트업해 두십시오. 삭제 정책(임시 파일·캐시 포함)과 보관 기간을 합의하면 후속 분쟁을 줄일 수 있습니다.

행사 종료 후 즉시 확보할 항목은 원본 녹화본, 편집본(배포용), 자막 파일(srt 등), 최종 대본·큐시트, 리허설 영상, 기술 이슈 로그, 참석자 목록입니다. 각각의 보관 장소와 접근 권한, 보관 기간을 명시하고, 누가 언제까지 검수할 것인지(예: 3일 내 QA 완료)를 정하세요. 기록이 없으면 문제 발생 시 사실 확인이 불가능합니다.

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후속 행동은 구체적이고 기한을 둡니다. 예: 요약보고(3일), 내부 회의(1주 내), 개선 과제 목록 작성(2주), 배포 영상 승인·공개(검수 후 5일). 각 항목에 담당자를 지정하고, 외주 파트너에 대한 수정 요청 절차와 비용 발생 가능성도 사전에 합의해 분쟁 가능성을 줄이세요.