전시회 부대 프로그램은 본사가 결단하고 한국 파트너가 실행한다 — 일정·검수·역할로 빠르게 확정하라

본사는 부대 프로그램의 핵심 목적(예: 신규 바이어 미팅 수, 제품 데모 횟수, 브랜드 체험 시간)을 정해 수치 또는 관찰 가능한 결과로 표현해야 한다. 이 기준이 없으면 한국 파트너는 일정·인력·비용 우선순위를 임의로 정하게 되고, 현장 결과가 본사 기대와 엇갈릴 위험이 크다. 목적을 정할 때는 프로그램 유형을 명시하라(테이블형: 심층 대화·자료 교환, 액티비티형: 참여·기억 형성).

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성과 지표는 단순한 ‘참여자 수’가 아니라 행위 기반으로 설정한다. 예를 들어 '신규 바이어와의 15분 이상 심층 미팅 12건' 또는 '데모 참여자 50명 중 시제품 피드백 30건 확보'처럼 본사가 직접 계량·검증할 수 있는 항목으로 작성하라. 영어 수준이 낮을 경우 비언어 지표(시연 완료 횟수, 샘플 수령 확인)로 보완한다.

테이블형(Speak & Spark / See & Feel)은 언어 수준과 테이블당 최대 참가자 수, 참가자 교체 주기, 자료 배포 방식(영문·현지어·비언어 자료) 등을 스펙으로 명시한다. 현장 확인은 테이블별 언어 중재자 유무, 자료의 언어 버전 일치성, 대화 시간 기록(타임스탬프 또는 사진)으로 한다. 언어 수준이 높다면 토론형 진행을, 낮다면 보조 이미지·데모를 강화하라.

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액티비티형(Move & Match / Play & Connect)은 이동 동선·안전관리·참여율 추적 방식을 스펙으로 삼는다. 현장 관찰 기준은 활동 시작 전 안전 브리핑 여부, 진행 리더의 언어 능력 및 지시의 일관성, 활동 중 사진·영상으로 확인 가능한 참가자 반응과 규칙 준수 여부다. 다국어 참여가 예상되면 비언어 규칙과 시연 예시를 사전에 문서화해 배포해야 한다.

검수 절차는 ‘보고’가 아니라 ‘증빙’이다. 한국 파트너가 제출해야 할 산출물(현장 사진 타임스탬프, 참석자 서명 리스트 또는 전자 체크인 기록, 짧은 현장 녹음·영상, 배포 자료 사본)을 사전에 명시하고, 제출 형식과 제출 시점을 계약조건에 포함시켜라. 검수 항목마다 합격 기준(예: 사진 3장 이상, 참여자 서명 최소 80% 확보)을 정해 실무자가 현장에서 판단하기 쉽게 한다.

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비상상황과 수정요구 루트를 명확히 해 둬야 한다. 예컨대 언어 중재자가 불참할 경우 즉시 교체 인력 투입 또는 프로그램 축소 여부를 본사와 사전 합의하고, 현장 결정 권한자와 승인 시간(예: 30분 이내)을 규정한다. 이 과정에서 법적·의무적 안전준수는 로컬 파트너의 책임 범위에 넣되 필요한 경우 본사에 즉시 통보하는 절차를 명문화하라.

책임 분담은 세부적으로 문서화한다. 본사는 목적·성과 지표·언어 수준·비상 허용 한계를 확정하고 최종 승인권을 가진다. 한국 파트너는 현장 실행계획·세부 일정·현장 인력 배치·장비 조달·검수 증빙 수집을 담당하며, 모든 결과는 사전에 합의한 포맷으로 본사에 보고해야 한다. 본사는 보고받은 증빙을 기준으로 사후 정산·성과 판단을 수행한다.

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실무상 권한 위임 범위를 명시하라. 예를 들어 예산 변경 한도, 프로그램 축소·대체 가능 항목, 현장 안전조치 시행 권한 등을 계약서에 넣어 분쟁 소지를 줄인다. 한국 경험이 적은 담당자는 이 권한표를 통해 '어떤 결정을 즉시 내려야 하는지'와 '언제 본사 승인이 필요한지'를 명확히 이해할 수 있어야 한다.