전시회 부대 프로그램, 스타트업 대표·사업개발팀이 7일 내 승인·대응을 끝내는 방법

준비 기간이 짧을 때 가장 먼저 해야 할 일은 무엇을 ‘결정’해야 하는지 목록화하고 우선순위를 매기는 것이다. 우선순위 항목은 프로그램 유형(테이블형: Speak & Spark, See & Feel / 액티비티형: Move & Match, Play & Connect), 발표자·진행자 언어, 장비(마이크·프로젝터·전원), 공간 동선, 안전·비상 대처 등이다. 각 항목에 대해 '누가 최종 승인권자인가', '변경 마감선은 언제인가', '대체안은 무엇인가'를 빈 칸으로 남기지 말고 채워 넣어라.

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실무 질문 리스트(예: 발표자 언어 조정 시 통역 필요 여부, 액티비티에서 참가자 이동 제한 시 대체 프로그램)는 이 단계에서 만들어지며, 행사 기획사와 협업 시 반드시 공유한다. 특히 언어 수준과 활동 성격에 따라 프로그램 유형을 고르면 필요한 리소스와 책임 구조가 달라진다. 문서화된 목록은 이후 7일 내 승인·검토의 기준표로 쓰인다.

승인자 지정은 권한과 책임을 분명히 하는 핵심이다. 프로그램 변경은 대표(최종 의사결정) → 사업개발팀 담당자(실무 조정) → 현장 운영 리더(현장 즉시결정)처럼 3단계로 권한을 위임하되, 각 단계별 변경 마감선을 설정한다. 예를 들어 콘텐츠 변경은 'D-3 18:00'을 마감선으로 정하면 그 이후 변경은 비용·영향도 표기와 별도 승인 절차를 거치게 한다.

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대체 동선과 비상 연락 체계는 공간과 인원 변동을 빠르게 수용하도록 설계해야 한다. 주 출입구·대체 출입구, 장비 고장 시 대체 장비 위치, 의료·보안 연락처 등 1·2차 연락망을 문서로 만들고 담당자 서명을 받아 배포한다. 모든 연락처는 담당자별 우선순위와 대체 담당자를 함께 기재해 누락을 방지한다.

테이블형 프로그램(Speak & Spark, See & Feel)은 좌석 배치·테이블 운영자·시청각장비가 핵심이다. 좌석 축소나 발표자 지연 발생 시 즉시 적용할 '축소 버전' 스크립트와 10분·30분 단위 진행표를 준비해 현장 운영 리더에게 전달하라. 언어 수준 차이가 예상되면 시각자료·다국어 요약본을 사전에 준비해 소통 병목을 줄인다.

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액티비티형 프로그램(Move & Match, Play & Connect)은 동선과 안전 관리가 중요하다. 참가자 수 변동 시 적용할 구역별 인원 제한 표와 대체 활동(실내로 전환 가능한 활동 목록)을 마련해 장소 변경이나 기상 변수에 대응하라. 활동 규칙·진행 타임라인·리더 역할 분담을 명확히 해 사후 책임 소재를 분명히 한다.

현장 전 리허설은 반드시 수행하되 범위는 핵심 흐름과 돌발상황 대응으로 한정한다(예: 발표자 교체, 마이크 고장, 참가자 과밀). 리허설 결과는 체크리스트 형태로 문서화하고 승인자 서명을 받아 최종 배포한다. 리허설 시간은 본 행사 시작 전 최소 2시간을 확보하되, 핵심 리더는 필수 참석하도록 한다.

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현장 문서는 디지털과 인쇄본으로 각각 준비한다. 최소한의 문서: 최종 프로그램 타임라인, 변경 승인자 목록 및 서명, 비상 연락망, 대체 동선도. 모든 문서는 접근성(현장 운영 리더·사업개발 담당자·대표)이 확보되어야 하며, 필요 시 카민홀딩스 같은 행사 운영 파트너와 공유해 통합 운영이 가능하도록 한다.