투자자 미팅 통역, 대표·사업개발팀이 현장에서 묻고 결정해야 할 항목

현장 담당자 입장에서 ‘바로 쓸 수 있는’ 자료를 요청하세요. 핵심 발표자료(슬라이드 PDF), 예상 발표 시간, 발표 순서, 질의응답 예상 주제와 관련 핵심 용어 리스트를 먼저 받지 못하면 통역 품질이 급격히 떨어집니다. 특히 스타트업은 기술·비즈니스 용어가 고유하니 가능한 한 한영 용어대조표를 제공하도록 요구하세요.

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참석자 명단(이름·직책·모국어)과 미팅 형식(현장·화상·하이브리드), 장소의 공간 정보(회의실 크기·마이크·AV 사용 여부), 기밀 취급 요구사항(NDA 필요 여부)을 함께 전달하면 수행사는 인원 배치와 장비 목록을 정확히 산출할 수 있습니다. 자료 제공 기한은 통상 발주 후 7일 이내, 늦어도 D-7을 기준으로 합의하세요.

포함 항목에는 통역 방식(동시·순차·대화 통역), 통역 가능 시간(예: 09:00–12:00, 13:30–15:00), 사전 용어 검수 1회, 현장 리허설 30분, 기본 장비(무선 마이크 2개, 송수신기 2세트) 제공을 명시하세요. 제외 항목에는 현장 통역 외 별도 번역(계약서 영문화 등), 미팅 외 프리톡·비공개 사적 통역, 추가 리허설을 넣어 혼선을 줄입니다.

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대체 인력 규정과 급작스러운 일정 변경 시 통보·보상 규정도 넣으세요. 예: 통역자 당일 결근 시 대체 인력 투입과 추가 비용 한도, D-3 이후 시간 변경 요청 시 20% 추가비용 등 실무적 수치(회사 내부 합의 기준)를 명확히 적어 분쟁을 예방합니다.

현장 담당자로서 다음 질문을 바로 하세요. 통역자 대기·휴게 공간은 어디인지, 통역 장비 설치·테스트는 미팅 D-1 몇 시에 가능한지, 통역자 입·퇴장 동선과 발언자 위치는 어디인지 등 동선 관련 세부를 확인해야 합니다. 통역자와 발표자 사이의 시야·마이크 접근성도 품질에 직접 영향을 미칩니다.

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장비 운영 책임은 누가 지는지, AV 담당자 연락처, 화상 연결 장애 시 백업 통화 수단(휴대폰·유선 회선) 등 비상연락 체계를 사전에 확정하세요. 통역 중 기술 장애가 발생하면 누가 즉시 대응하고 일정 지연 시 어떻게 조정할지 행동 지침을 계약에 포함시켜야 합니다.

현장 담당자와 수행사가 서로 묻고 답하는 형식으로 문구를 만드세요. 예: 의뢰사 질문 — ‘발표자 1인이 추가돼 Q&A가 길어질 가능성 있습니다. 추가 통역 시간 요청 시 기준은?’ 수행사 답변 — ‘D-3 이후 요청은 통역자 추가·장비 재배치가 필요하므로 시간당 단가 1.2배 적용, 승인 절차는 서면 이메일로 합의’ 같은 구체적 문장을 계약에 넣습니다.

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또 다른 필수 문구: ‘기밀 자료는 의뢰사가 사전 공유하며, 수행사는 통역 중 알게 된 기밀을 미공개 유지한다. 법적 요청이 있을 경우 양측은 별도 협의한다’처럼 책임 범위를 명확히 하고, 불가항력·보건 이슈(통역자 컨디션) 발생 시 대체 절차와 통지 기한을 명시하세요.