“한 시간 뒤 VIP 투어 시작” — 전시회 VIP 투어 스타트업 대표·사업개발팀을 위한 브리프와 책임 정렬

먼저 ‘왜 VIP를 초청하는가’를 분명히 하세요. 거래 성사, 기술 검증, 파트너십 서명, 현장 실사 등 목적에 따라 동선과 만남 상대, 준비물(시연 장비, NDA, 제품 샘플) 및 시간 배분이 달라집니다. 특히 해외 본사에 보고해야 할 KPI(예: 미팅 수, 데모 완료 여부, 후속 미팅 일자 확정)는 한국팀과 합의해 문서로 남기십시오.

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한국 관행상 전시장과 회의실 이동, 시연 시간 확보는 미리 확약을 받아야 합니다. 이유는 전시회 당일 공간 제약과 통제가 엄격하기 때문입니다. 본사는 전략적 우선순위(예산 범위, 승인 권한)를 명확히 하고, 한국팀은 현지 협력사에게 실현 가능 여부를 즉시 확인해 답을 받는 구조로 의사결정을 설계하세요.

동선은 ‘시간대별 확정본’을 만드세요. 이동 소요 시간, 통관·입장 대기, 데모 설치 시간을 포함한 최소 여유 시간을 표준으로 둡니다. 한국 전시회의 입장 수속과 장비 반입은 예상보다 오래 걸리는 경우가 잦으므로, 본사 의사결정자는 ‘최소 여유 시간’을 승인하고 예산(셔틀·우선입장 등)을 배정해야 합니다.

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짧은 준비 기간에는 대안 경로와 대체 시간표(Plan B)를 반드시 준비하십시오. 예를 들어 VIP가 지연될 경우 핵심 데모를 줄여서는 안 되는지, 대신 브리핑 자료로 보완할지 사전 합의해야 합니다. 한국팀은 현장 협력사와의 통신 창구와 비상연락망을 사전에 고정해 책임소재를 분명히 해야 합니다.

의전은 단순한 예절이 아니라 메시지 통제 수단입니다. 누가 소개할지, 누가 발언할지, 어떤 순간에 사진촬영을 허용할지를 사전에 정하세요. 본사는 ‘브랜드 메시지’와 금지사항(예: 미공개 제품 노출 금지)을 명확히 전달해야 하고, 한국팀은 현장에서 이를 집행할 권한을 갖습니다.

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한국에서는 VIP에게 즉석으로 기자가 붙는 등 예상치 못한 노출이 발생할 수 있습니다. 이는 본사 입장에서는 리스크가 될 수 있으므로 사진·녹음 허용 범위와 인터뷰 응대 원칙을 문서로 합의해 협력사(통역·가이드 포함)에 배포하세요. 통역사는 메시지 전달뿐 아니라 돌발 상황에서의 중재자 역할을 수행해야 합니다.

보안은 입장 통제뿐 아니라 물리적·정보적 노출 관리까지 포함합니다. NDA 필요성, 샘플·장비의 취급·운송 책임, 현장 자료의 반환 절차를 사전에 합의하세요. 본사는 어떤 정보가 ‘비공개’인지, 위반 시 대응 절차와 책임 범위를 규정해야 합니다.

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일정 변경 발생 시 즉시 적용할 의사결정계층을 정해 두십시오. 예컨대 30분 이내의 소규모 변경은 한국팀이 현장에서 결정, 주요 일정(서명·투자 발표 등)은 본사 최종 승인으로 규정하면 혼선을 줄일 수 있습니다. 협력사는 변경 통보를 받은 즉시 관련자에게 전달하고, 기록을 남겨야 합니다.