현지 대행사 선정 중견기업 해외사업팀 — 돌발에 대비해 역할·경계부터 확인하세요

현지 대행사에게 묻기 전, 발주자는 내부적으로 ‘어떤 역할을 외주로 줄 것인지’와 ‘어떤 수준의 전문성이 필요한지’를 먼저 정리해야 합니다. 질문 리스트는 단순합니다: 이 프로젝트를 담당할 핵심 인력의 직책·경력·프로젝트 비중을 말해달라, 같은 담당자가 끝까지 유지되는지 아니면 매칭만 해주는지, 대체 인력의 자격과 교체 절차는 무엇인지. 답변은 이름·직책·간단 경력(연차·유사 프로젝트 분야)과 교체 시점의 보고 흐름을 문서로 받아 두세요.

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또한 ‘팀 구성’을 확인합니다. 프로젝트 매니저와 실행 담당자(예: 마케팅·운영·통역·행사 운영) 사이의 책임 범위를 명확히 요청하세요. 누가 의사결정 권한을 가지는지, 현장 긴급 대응 시 즉각 연락 가능한 담당자와 대리연락처를 계약서 초안에 포함시켜 비상연락망과 권한 위임 수준을 문서화해야 합니다.

대행사의 제안서에서 서비스 항목을 하나하나 떼어 확인하세요. 예: 시장조사(보고서 범위·샘플 사이즈), 베타테스트(대상 선정·성과 측정 지표), 이벤트(장소 섭외·운영·사후 보고) 등 각각의 산출물을 구체적으로 물어보고 예시 산출물(목차·샘플 페이지)을 요청합니다. ‘포함’ 항목과 ‘별도 비용 발생’ 항목을 표로 만들어 달라고 하면 비교가 쉽습니다.

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특히 제외되는 업무를 명확히 하세요. 보통 통관·법률 자문·세무 신고·현지 고용 계약 등은 별도입니다. 해당 항목이 필요하면 외부 전문가를 누가 섭외하고 비용을 누가 부담하는지, 협업 프로세스와 승인 절차를 사전에 합의해야 합니다. 불명확하면 현장 이슈 발생 시 책임 공방으로 시간이 낭비됩니다.

현장에서 흔히 발생하는 돌발 상황을 몇 가지 시나리오로 제시하고 책임자를 정리해 달라고 요구하세요. 예를 들어, 행사 전날 주요 장비 고장·현장 인력 결원·비자가 지연되는 경우 누가 즉시 대응하고 대체 비용은 누가 부담하는지, 일정 연기 결정을 누가 승인하는지 구체적인 절차와 승인 라인을 문서화합니다. 서면 합의가 없는 구두 협의는 분쟁의 씨앗입니다.

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또한 일정 지연·규제 변경 등 불가항력 상황과 대행사의 과실을 구분해 달라고 요청하세요. 각 상황에 대한 비용·일정 조정 기준(예: 48시간 내 통보 시 비용 분담 비율)을 미리 정해두면 프로젝트 관리가 수월해집니다. 이때 법률·통관 등 전문 영역은 전문 자격사와의 협업 방식으로 책임 범위를 분명히 합니다.

성과를 측정할 지표와 보고 주기는 계약 전 반드시 합의하세요. 단순히 ‘보고서 제출’이 아니라 형식(요약·원본 데이터·사진·녹취), 주기(주간·중간·최종), 전달 방식(포맷·언어)을 명시합니다. 데이터 원본은 발주사가 요구 시 제공받을 권리를 계약서에 포함시키세요. 그래야 후속 분석이나 내부 보고에 쓸 수 있습니다.

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성과 기반 지급 구조를 원한다면 성과의 정의를 구체적으로 합의해야 합니다(예: 리드 수, 참가자 수, 인터뷰 완료 건수 등). 다만 첫 의뢰인 경우 지나치게 성과 보장 형태는 피하는 것이 현실적입니다. 대신 중간 마일스톤과 검수 기준을 나눠 놓고 각 마일스톤 달성 시점에 확인·승인 절차를 거쳐 지급하는 구조를 제안합니다.