공항 영접과 이동 수행 중견기업 해외사업팀이 계약서에 묻는 7가지

현장 담당자 관점에서 첫 질문은 '이번 방문의 핵심 목적은 무엇인가'입니다. 목적에 따라 영접 인원, 통역사 등급(수행통역 전담인지 현장통역 병행인지), 탑승·하차 동선, 대기 공간 필요 여부가 달라집니다. 브리프에는 도착·출발 항공편, 입국심사 예상 시간, 이동 수단(전용차·대절·택시), 차량 수와 통역 병행 여부를 구체적으로 적어달라고 요청하세요.

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동선 도면이나 방문지 연락처, 예상 소요 시간과 비상 연락처를 계약 부속서로 첨부하면 분쟁을 줄일 수 있습니다. 의전 수준(간단한 마중인지 공식 의전인지)을 서술형이 아닌 체크리스트로 명확히 해 수행사의 준비 범위를 좁히고 필요 인력·장비 산정 기준을 계약서에 넣으십시오.

포함 업무에는 일반적으로 공항 도착 대기·영접, 입국·수하물 수취 동행(필요 시), 차량 탑승 보조, 이동 시 통역 및 주요 안내, 지정 목적지까지의 수행이 포함됩니다. 수행통역 서비스 설명 자료에 언어·비즈니스 매너 포함을 명시해 통역 품질 기대치를 일치시켜야 합니다.

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제외 업무는 체류지의 장기 보안 경비, 의료·법률 대리, 세관 분쟁 해결, 현지 주재 인력의 숙소 관리 등입니다. 제외 항목은 표준 조항으로 계약서에 넣어 수행사와 의뢰사의 책임 한계를 분명히 하고, 제외 상황 발생 시 원인 분석과 별도 위임·비용 청구 절차를 사전에 합의하세요.

실무에서 일정 변경은 빈번합니다. 따라서 계약서에 '변경 통보 방식(전화·이메일·메신저), 통보 시점, 즉시 대응 여부, 추가 비용 산정 방식'을 명시하세요. 예컨대 항공편 3시간 지연 시 대기 보수·차량 대기비 적용 기준을 표준 단가로 합의해 두면 현장에서 불필요한 협상이 줄어듭니다.

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보안 이슈 발생 시 우선 연락 체계와 책임 주체를 지정해야 합니다. 예컨대 공항 보안 검색으로 인한 통행 제한, VIP 보안팀 개입 등은 의뢰사(또는 현지 주최자)가 우선 협의하고 수행사는 보조 역할로 한정하는 등 성격별 역할 분담을 문서화하세요.

기밀 자료(방문자 신상·협상 사안·내부 일정 등)는 '필요 최소한'만 제공하고 접근 권한을 제한하는 원칙을 계약서에 넣으십시오. 자료 제공 범위·보존 기간·파기 방법을 명확히 하면 수행사 내부에서의 정보 확산을 통제할 수 있습니다. 수행사는 수령 즉시 보안·접근 담당자를 지정해 처리해야 합니다.

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통역·행사·조사 결과물의 검수 기준을 업무 산출물 정의서(SOW)로 만들고, 납품 형태(녹취본·요약보고·현장 메모), 검수 기한, 수정 요청 처리 방식과 횟수를 규정하세요. 검수는 객관적 기준으로 수행되어야 하며, 법률·의료 등 전문 판단이 포함될 경우 해당 자격사 참여를 사전 합의합니다.